Önce numaranın başvuru numarası mı, yayın numarası mı olduğunu kontrol edin. Satıcının bildirdiği ülke ile arama yaptığınız veri tabanı uyuşmayabilir; aynı buluşun yabancı yayını Türkiye kaydıyla karıştırılmış olabilir. Başvuru sahibi adının eski unvanla kayıtlı olabileceğini de değerlendirin. Numara, unvan ve buluş başlığıyla yapılan aramaları karşılaştırıp doğru dosyaya ulaşmaya çalışın; benzer başlıklı dosyayı otomatik olarak kabul etmeyin.
Başvuru henüz yayımlanmamışsa kamuya açık kayıtlardan doğrulama sınırlı olabilir. Satıcıdan başvuru alındısını, dosya numarasını ve Kurum yazışmalarını isteyin; erişilemeyen belgelerin yetkili kişi üzerinden doğrulanmasını sağlayın. Aramada sonuç çıkmaması, tek başına hakkın bulunmadığını kanıtlamaz. Buna karşılık yalnızca satıcının beyanı da satın alma için yeterli dayanak oluşturmaz; dosyanın varlığı ve devredilebilirliği belgelerle açıklığa kavuşana kadar değerlendirmeyi sürdürün.